Přechod knihoven Univerzity Karlovy na novou knihovní platformu Alma v roce 2021 znamenal mimo jiné nutnost nastavení nového způsobu spolupráce a synchronizace dat se Souborným katalogem ČR. Vzhledem k velikosti fondů Karlovy univerzity, která má dohromady 68 dílčích knihoven a spravuje bázi s přibližně 2 miliony bibliografických záznamů, vznikla potřeba proces synchronizace dat mezi bází UK a Souborným katalogem co nejvíce zautomatizovat.

Po nutné analýze funkcionalit nového systému a hledání nejvhodnějšího řešení bylo rozhodnuto, že data budou pro souborný katalog sklízena přes protokol OAI-PMH. Postupně se podařilo do Souborného katalogu v rozmezí osmi měsíců touto cestou odevzdat maximum dat o fondech univerzitních knihoven. Konkrétně se jedná o 1 643 697 synchronizovaných i nově přidaných monografických záznamů včetně lokací fyzických jednotek.

Aby mohla být data do souborného katalogu dodána, bylo nutné je co nejlépe vyčistit a sladit se současnými standardy pro katalogizaci platnými v České republice. Vyčištění dat se intenzivně věnovalo Oddělení Centrálního knihovního informačního systému Ústřední knihovny UK za vynikající spolupráce jednotlivých dílčích knihoven, kterým za ni patří velké poděkování.

Po proběhlé synchronizaci a dodání nových záznamů jsou nyní v Souborném katalogu ČR historicky poprvé reprezentovány všechny fondy UK. Dále již synchronizace probíhá průběžně. Nejnovější data a aktualizace stavu dat jsou sklízena ze všech dílčích knihoven každý měsíc a pověřené osoby v knihovnách následně kontrolují a případně opravují nesrovnalosti a chyby označené v zasílaných reportech. Jednotlivé knihovny jsou v Souborném katalogu prezentovány pomocí tzv. sigel – jedná se o knihovní identifikátory, přiřazované v ČR.